Comment fonctionnent les Arénas ?
Dans les Arénas, nous voulons parvenir à une culture (de rencontre) efficace et efficiente. Par conséquent, nous adhérons aux principes suivants.
Contenu
Une Aréna est toujours axée sur la prise de position et se réfère à l’organe d’administration. Les informations destinées aux membres du Denuo sont fournies par les différents autres canaux du Denuo.
Un dossier ne peut être traité que par une seule Aréna. En cas de doute sur un nouveau dossier ou sur un dossier existant, le directeur général de Denuo détermine quelle est l'Aréna compétente. Si une décision ou une position prise par une Aréna a un impact sur une autre Aréna ou sur les lignes stratégiques du Denuo, la décision doit être transmise à l'organe d’administration par le directeur général ou le coordinateur de l’Aréna concernée.
Si certains dossiers sont temporaires (par exemple l'analyse d'une nouvelle législation), l'Aréna peut mettre en place une Task force pour gérer ce dossier de manière plus approfondie. Toutefois, la Task force n'est jamais permanente et ne traite qu'un seul dossier de manière ponctuelle. Si le dossier réapparaît plus tard, la Task force sera réactivée et gérée au départ d'une Aréna. La composition de la Task force est ouverte à tous les membres du Denuo, donc pas seulement aux participants de la ou des Arénas concernées. Par le biais de notre bulletin d'information numérique hebdomadaire Flash, nous lancerons un appel aux participants de la Task force.
Participants
Le bon fonctionnement des Arénas dépend de l'engagement et de l'implication de ses participants. Si un participant à une Aréna est absent à plus de trois réunions, l'organe d’administration désignera un remplaçant pour ce participant.
Chaque participant à une Aréna désigne un suppléant permanent qui participe occasionnellement aux réunions de l'Aréna si son représentant initial ne peut pas participer.
Les décisions des Arénas sont prises par consensus, c'est-à-dire qu'il y a un accord entre les personnes présentes à la réunion sans opposition formelle.
Les participants et le président d'une Aréna ne peuvent représenter Denuo auprès des décideurs politiques et des parties prenantes que s'ils reçoivent un mandat officiel à cet effet.
Réunions
Chaque Aréna se réunit quatre fois par an. Les dates sont fixées au début de l'année (ou avant la fin de l'année précédente). Une réunion peut être annulée si l'ordre du jour n'est pas assez intéressant.
Les Arénas se réunissent dans les bureaux de Denuo (BluePoint Brussels, Reyerslaan 80, 1030 Bruxelles) et/ou de manière numérique (les participants ont la caméra allumée en permanence). Exceptionnellement, les réunions peuvent se tenir dans un autre lieu si cela peut apporter une valeur ajoutée à la discussion dans l'Aréna (par exemple, une visite sur place).
L'ordre du jour de la réunion de l'Aréna est établi par le président (nommé par les participants) et le coordinateur (quelqu'un du staff de Denuo). Au moins 10 jours avant la réunion, un ordre du jour provisoire est mis à la disposition de tous les participants de l'Aréna en question via la page spécifique à l'Aréna sur le site Internet de Denuo. L'ordre du jour indique si le concerne une décision ou une discussion et donne un calendrier approximatif. Les documents préparatoires ou justificatifs sont également mis à disposition par les mêmes moyens au moins 5 jours avant la réunion. L'ordre du jour définitif est déterminé au début de la réunion (y compris la détermination des points « divers »).
Un compte-rendu synthétique de chaque réunion d'Aréna (points de décision convenus et points en suspens) est préparé et mis à la disposition de tous les membres de Denuo au plus tard 10 jours après la réunion, via la page spécifique à l'Aréna sur le site Internet de Denuo. Le bulletin d'information numérique hebdomadaire Flash en rend également compte. De cette façon, nous assurons une transparence totale des décisions à tous les membres du Denuo.
Pendant la réunion de l'Aréna, chaque participant parle sa propre langue (néerlandais ou français). L'ordre du jour, le rapport et les documents sont en principe toujours rédigés en néerlandais et en français.
Evaluation
Les Arénas sont évaluées tous les deux ans par l'organe d’administration. Tous les présidents d'Aréna sont invités à une conférence des présidents une ou deux fois par an afin qu'ils puissent échanger des connaissances ou en acquérir de nouvelles entre eux. Les présidents sont régulièrement invités à l'organe d’administration pour présenter l'état d'avancement des travaux de l'Aréna. La durée du mandat d'un président coïncide avec la durée de l'Aréna et est donc de 2 ans. Le mandat peut être renouvelé.