Export D-handelingen - overleg en demo nieuwe procedure bij de OVAM
Op 1 juni heeft Denuo een overleg gehouden met de OVAM over de nieuwe procedure export D-handelingen. In 2021 hadden we als federatie reeds een nota voorgelegd aan de OVAM die meer duidelijkheid, maar ook meer automatisering van het hele proces via het EVOA-webloket moest mogelijk maken (artikel). De OVAM had deze nota aanvaard en is aan de slag gegaan met de nodige aanpassingen aan het webloket.
Vandaag is het eindelijk zover en heeft de OVAM een demonstratie van de procedure via het webloket kunnen geven. De procedure volgt hetgeen Denuo had gevraagd en bevat bv.:
De opsplitsing in drie regelingen (standaard, back-up en calamiteiten).
De verplichting voor de kennisgever om een tabel met kritische parameters aan te vullen (online).
De verplichting voor de kennisgever om expliciet aan te geven of gepolst is naar de beschikbare verwerkingscapaciteit.
Een automatische notificering van nieuwe (geanonimiseerde) kennisgevingsdossiers naar verwerkers.
De mogelijkheid voor de OVAM om op regelmatige basis het geheel aan kennisgevingsdossiers voor verwijdering en de daar tegen ingediende bezwaren te analyseren.
Denuo zal een initiële lijst van contactgegevens van verwerkers doorgeven aan de OVAM (de mailinglijst die we vandaag zelf gebruiken), maar in de toekomst zullen verwerkers zichzelf via de OVAM-website kunnen aanmelden voor notificaties.
Wat niet is meegenomen uit onze nota:
Het is op dit ogenblik niet mogelijk voor de OVAM om via het webloket aan de verwerkers een dynamische lijst ter beschikking te stellen van alle openstaande adviesdossiers. Verwerkers worden enkel per geautomatiseerde e-mail op de hoogte gebracht.
In onze nota hadden we gevraagd om verwerkers 14 dagen de tijd te geven om hun initiële bezwaar te communiceren en 14 dagen (+ maximale verlenging tot 30 kalenderdagen i.g.v. monstername) om aanvullende informatie te verzamelen. Dit is niet haalbaar voor de OVAM omdat zij binnen 30 dagen na ontvangstbevestiging een beslissing moeten nemen.
Het alternatieve voorstel is daarom: 7 kalenderdagen na e-mailnotificatie voor de verwerker om het bezwaar in te dienen, en 7 kalenderdagen om aanvullende informatie te verzamelen (contact op te nemen met de OVAM indien dit om concrete redenen niet zou volstaan)
Behoudens tegenbericht (deadline dinsdag 7 juni) kan Denuo hier in principe mee akkoord gaan. Dit omwille van het feit dat dankzij de nieuwe procedure het kennisgevingsdossier en de e-mailnotificatie aan verwerkers veel meer en meer relevante informatie moet bevatten.
Vervolgstappen
Na enkele minimale aanpassingen aan het EVOA-webloket die nodig zijn gebleken dankzij de demonstratie kan het nieuwe proces dadelijk in werking treden.
Zowel de OVAM als Denuo verkiezen echter om eerst een demonstratie/opleiding voor kennisgevers en verwerkers te organiseren vooraleer het proces live te laten gaan. Indien alles goed loopt zal Denuo dit dan ook samen met de OVAM nog tijdens de komende twee maanden organiseren zodat de nieuwe procedure tegen het zomerreces effectief in werking zou kunnen treden.
Houd dus zeker onze website en event-pagina in de gaten.