Hoe werken de Arena’s?
In de Arena's streven we naar een efficiënte en effectieve (vergader)cultuur. Daarom houden we ons aan volgende principes.
Inhoud
Een Arena is steeds gericht op standpuntbepaling en advisering aan het bestuursorgaan. Het informeren van de Denuo-leden gebeurt via de verschillende andere kanalen van Denuo.
Een dossier kan maar door één enkele Arena worden behandeld. In geval van twijfel over een nieuw dossier of over een bestaand dossier bepaalt de algemeen directeur van Denuo welke Arena bevoegd is. Indien een beslissing of standpunt van een Arena impact heeft op een andere Arena of op de strategische lijnen van Denuo, dan dient deze beslissing door de algemeen directeur of coördinator te worden geëscaleerd naar het bestuursorgaan.
Als bepaalde dossiers tijdelijk zijn (bv. analyse van een nieuwe wetgeving) kan de Arena een taskforce oprichten om dit dossier verder te behartigen. De taskforce is echter nooit duurzaam en behandelt slechts één dossier op ad hoc basis. Als het dossier later opnieuw opduikt, zal de taskforce worden gereactiveerd en begeleid door een Arena. De samenstelling van de taskforce staat open voor alle leden van Denuo, dus niet alleen voor de deelnemers van de betrokken Arena of Arena’s. Via onze wekelijkse digitale nieuwsbrief Flash zullen we een oproep lanceren voor deelnemers aan de taskforce.
Deelnemers
De goede werking van de Arena’s staat of valt met het engagement en de inzet van haar deelnemers. Als een deelnemer van een Arena afwezig is bij meer dan drie vergaderingen, dan zal het bestuursorgaan voor deze deelnemer een vervanger aanduiden.
Elke deelnemer van een Arena duidt één vaste vervanger aan die occasioneel aan de vergaderingen van de Arena kan deelnemen indien zijn/haar oorspronkelijke vertegenwoordiger niet kan participeren.
De beslissingen van de Arena’s worden genomen in consensus. Dat wil zeggen dat er overeenstemming is tussen de aanwezige deelnemers aan de vergadering zonder formele oppositie.
De deelnemers en voorzitter van een Arena kunnen Denuo ten aanzien van beleidsmakers en stakeholders slechts vertegenwoordigen als ze hiertoe een formeel mandaat krijgen.
Vergaderingen
Elke Arena komt vier keer per jaar samen. De data worden aan het begin van het jaar vastgelegd (of voor het einde van het voorgaande jaar). Een vergadering kan wegvallen als de agenda niet interessant genoeg is.
De Arena’s vergaderen telkens in de kantoren van Denuo (BluePoint Brussels, Reyerslaan 80, 1030 Brussel) en/of digitaal (deelnemers hebben te allen tijde de camera aanstaan). Uitzonderlijk kan op een andere locatie worden vergaderd als dit een meerwaarde zou betekenen voor de bespreking binnen de Arena (bv. sitebezoek).
De agenda voor de Arena-vergadering wordt opgesteld door de voorzitter (aangeduid onder de deelnemers) en de coördinator (iemand uit de staff van Denuo). Ten laatste tien dagen voor de vergadering wordt een voorlopige aan alle deelnemers van de Arena in kwestie ter beschikking gesteld, en dat via de specifieke Arena-pagina op de website van Denuo. De agenda vermeldt of een punt ter beslissing of ter bespreking is en geeft een vermoedelijke tijdsindicatie aan. De voorbereidende of ondersteunende documenten worden via dezelfde weg ten laatste 5 dagen voor de vergadering ter beschikking gesteld. De definitieve agenda wordt aan het begin van de vergadering vastgelegd (met inbegrip van de bepaling van de varia-punten).
Van elke Arena-vergadering wordt een synthetisch verslag (afgesproken beslissingspunten en eventuele openstaande punten) opgesteld dat ten laatste tien dagen na de vergadering ter beschikking wordt gesteld van alle leden van Denuo, en dat via de specifieke Arena-pagina op de website van Denuo. Hiervan wordt ook melding gemaakt via de wekelijkse digitale nieuwsbrief Flash. Zo verzekeren we totale transparantie van de beslissingen naar alle leden van Denuo.
Tijdens de Arena-vergadering spreekt iedere deelnemer zijn eigen taal (Nederlands of Frans). De agenda, het verslag en de documenten worden in principe steeds in het Nederlands en het Frans opgesteld.
Evaluatie
De Arena’s worden om de twee jaar geëvalueerd door het bestuursorgaan. Alle voorzitters van de Arena's worden 1 à 2 keer per jaar uitgenodigd voor een conferentie van de voorzitters zodat ze onderling kennis kunnen uitwisselen of nieuwe kennis aanleren. De voorzitters worden regelmatig uitgenodigd op het bestuursorgaan om de voortgang van de werkzaamheden van de Arena voor te stellen. De duurtijd van het mandaat van een voorzitter valt samen met de duurtijd van de Arena en is dus 2 jaar. Het mandaat kan worden hernieuwd.