PSC 142.04: Derdebetalerssysteem NMBS: administratieve vereenvoudiging voor werkgevers
Werkgevers zijn verplicht om een tussenkomst te betalen in de kosten van het woon-werkverkeer van hun werknemers. Hoeveel die tussenkomst moet bedragen, verschilt van sector tot sector. In de sector terugwinning van allerlei producten (paritair subcomité 142.04) gaat deze verplichting bijzonder ver: sinds de cao van 19 november 2021 betaalt de werkgever 100% van de vervoerskosten.
Wat voorziet de sector-cao van PSC 142.04 precies?
Sinds 1 januari 2022 komt de werkgever voor 100% van de prijs van het maandabonnement (treinkaart NMBS) tussen. Hieronder een overzicht van de tussenkomsten:
Trein: 100% van het maandabonnement van de NMBS.
Ander gemeenschappelijk openbaar vervoer (bus, tram, metro...): eveneens 100% van het NMBS-referentiebedrag, of 100% van de effectief betaalde prijs bij een eenheidsprijs.
Gemengd openbaar vervoer (combinatie van vervoermiddelen): 100% van het NMBS-referentiebedrag voor de samengetelde afstand, met als maximum de effectief door de werknemer betaalde prijs.
Privévervoer (eigen wagen, motor, of eender welk ander eigen vervoermiddel): eveneens 100% van het NMBS-referentiebedrag voor de overeenstemmende afstand.
Fiets (of alternatieve vervoermiddelen zoals steps/speed pedelecs): een fietsvergoeding per kilometer, gelijk aan het fiscaal maximaal vrijgestelde bedrag, dat automatisch mee-evolueert bij elke verhoging van dit plafond.
Deze tussenkomst wordt enkel toegekend voor de effectieve aanwezigheidsdagen: het maandbedrag wordt vermenigvuldigd met 3 en gedeeld door 65 om het dagbedrag te bepalen. De arbeider bevestigt via een ondertekende verklaring dat hij minstens 1 km aflegt tussen woonplaats en werkplaats; de werkgever mag deze verklaring op elk moment controleren. De bijdrage wordt minstens één keer per maand betaald, tegen indiening van het speciaal getuigschrift voor sociale abonnementen (trein) of het vervoerbewijs van de regionale maatschappij.
Wat is het derdebetalerssysteem en hoe verhoudt het zich tot deze sector-cao?
Het derdebetalerssysteem is een facturatiemechanisme: in plaats van dat de werknemer zijn abonnement zelf aankoopt en achteraf de werkgeversbijdrage terugvraagt, factureert de NMBS de werkgeversbijdrage rechtstreeks aan de werkgever. Een derdebetalersovereenkomst met de NMBS is niet wettelijk verplicht — maar ze biedt wel een aantal concrete voordelen die de moeite waard zijn om te overwegen.
Hoe werkt de aanvraag en opstart?
De werkgever sluit een schriftelijke "Overeenkomst Derde Betaler" af met NMBS Business (business@b-rail.be of 02 528 25 28).
Na goedkeuring krijgt de werkgever toegang tot het Business Portal van de NMBS, waar hij zijn werknemers en hun trajecten registreert.
Werknemers ontvangen een derdebetalersattest of vouchercode waarmee ze hun abonnement (Standard, Flex, of gecombineerd met De Lijn/MIVB/TEC) online, aan de automaat of aan het loket kunnen aankopen of verlengen, zonder zelf (het volledige bedrag) te moeten betalen.
Voor een Flex Abonnement (6, 10, 80 of 120 reisdagen per maand of jaar. Dit is interessant voor werknemers die door telewerk niet elke dag naar het werk komen) gebeurt de activering via een vouchercode; voor een Standard Abonnement via het derdebetalersattest gekoppeld aan de MoBIB-kaart.
Facturatie
De NMBS bundelt alle abonnementen van de onderneming in één maandelijkse factuur, controleerbaar via het Business Portal met een persoonlijke toegangscode. Dat vervangt de individuele terugbetalingsdossiers per werknemer volledig, een aanzienlijke administratieve vereenvoudiging, ook al is de tussenkomst hier al 100%.
Kostprijsvoordeel bij jaarabonnementen
Bij jaarabonnementen past de NMBS een prijsvermindering toe: de werkgever betaalt slechts 8 maanden, terwijl de werknemer een volledig jaar lang kan reizen. Verlaat een werknemer de onderneming voordat het abonnement afloopt, dan betaalt de NMBS de restwaarde van het abonnement (deels) terug aan de werkgever.
Mogelijke bijkomende besparing via de overheidstussenkomst
Werkgevers die minstens 80% van de prijs van een treinabonneent (2de klas) voor hun rekening nemen en daarvoor ten laatste op 30 oktober van het lopende jaar een derdebetalersovereenkomst afsluiten, kunnen daarnaast genieten van een overheidstussenkomst van 20%. Omdat PC 142.04 al 100% oplegt, kan een werkgever in deze sector zijn werkelijke kost via deze weg verlagen tot 80% van de abonnementsprijs, zonder dat de werknemer daar iets van merkt. Hij blijft immers 100% terugbetaald krijgen.
Administratiekosten
Werkgevers die een werkgeversbijdrage van 80% combineren met de 20% overheidstussenkomst, betalen geen administratiekosten. In andere gevallen rekent de NMBS een administratiekost aan tussen 4% en 6%, afhankelijk van de hoogte van de werkgeversbijdrage.
Fiscaal en sociaal regime
Treinabonnementen die via het derdebetalersysteem worden aangekocht, zijn 100% fiscaal aftrekbaar voor de werkgever en vrijgesteld van RSZ-bijdragen. Bovendien kan 6% btw gerecupereerd worden.
Kort samengevat voor werkgevers in PSC 142.04
De sector-cao verplicht al een volledige (100%) tussenkomst in de vervoerskosten van uw arbeiders, voor elk vervoermiddel. Een derdebetalersovereenkomst met de NMBS verandert daar niets aan voor de werknemer, maar kan voor u als werkgever wél een directe kostenbesparing opleveren (tot 20% via de overheidstussenkomst) en de administratieve last aanzienlijk verlichten door de individuele terugbetalingen te vervangen door één gebundelde maandfactuur.
Praktisch: hoe aanvragen?
Werkgevers die interesse hebben, kunnen contact opnemen met NMBS Business:
Telefoon: 02 528 25 28 (of 02 607 20 00 voor het Business Center)
E-mail: business@b-rail.be
Website: de sectie "Mobility for Business" op belgiantrain.be
Oproep aan werkgevers in de sector terugwinning van allerlei producten
Gezien de reeds bestaande verplichting tot 100% terugbetaling van vervoerskosten, loont het zeker de moeite om een derdebetalersovereenkomst met de NMBS te overwegen. Dit levert een rechtstreekse besparing op voor uw onderneming, zonder dat dit iets verandert aan het bedrag van de tussenkomst voor uw werknemers. De werknemers moeten de prijs van het abonnement niet meer voorschieten en hoeven zich geen zorgen te maken over de aankoop van hun abonnement. Het is dus een win-winsituatie.